Quy định hiện hành về Nội quy lao động của doanh nghiệp và những vấn đề cần lưu ý

Nội quy lao động là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động, người sử dụng lao động, qua đó góp phần duy trì kỷ luật và hạn chế tranh chấp lao động. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về nội quy lao động và doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề gì? Hãy cùng tìm hiểu trong bài phân tích dưới đây.

Ảnh minh họa

1. Nội quy lao động là gì

Bộ luật Lao động 2019 không quy định một cách cụ thể về khái niệm “nội quy lao động”. Tuy nhiên, trên cơ sở các quy định về kỷ luật lao động, có thể hiểu nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm quy định các nội dung về trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc và các nghĩa vụ mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc.

Nội quy lao động là cơ sở để người sử dụng lao động tổ chức, duy trì kỷ luật lao động và xem xét xử lý kỷ luật đối với người lao động có hành vi vi phạm nội quy theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp nào doanh nghiệp phải ban hành và đăng ký nội quy lao động

Căn cứ khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.”

Căn cứ khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.”

Như vậy, khi người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền.

Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, pháp luật không bắt buộc phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên xem xét xây dựng và ban hành các quy định về trật tự, kỷ luật lao động phù hợp với hoạt động của mình, đồng thời bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lao động. Việc này giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng trong quá trình quản lý lao động và xử lý các trường hợp vi phạm.

3. Nội dung cơ bản của nội quy lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

– Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

– An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định các nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc và trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc theo quy định pháp luật;

– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động;

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

– Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

4. Những vấn đề liên quan đến nội quy lao động mà doanh nghiệp cần lưu ý

Việc xây dựng nội quy lao động không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý lao động mà còn phải bảo đảm phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp luật lao động.

Trên thực tế, hợp đồng lao động thường chỉ quy định khái quát một số nội dung như thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, kỷ luật lao động, trách nhiệm của người lao động hoặc dẫn chiếu đến “quy định của pháp luật” và “nội quy của Công ty”. Do đó, nội quy lao động có vai trò quan trọng trong việc cụ thể hóa các quy định về trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc và làm cơ sở để doanh nghiệp quản lý, xử lý các hành vi vi phạm của người lao động.

Doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

4.1. Nội dung nội quy lao động phải phù hợp với quy định pháp luật

Nội quy lao động không phải là văn bản mà doanh nghiệp được toàn quyền quy định theo ý chí quản lý. Theo Bộ luật Lao động 2019, nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và các quy định pháp luật có liên quan.

Do đó, khi xây dựng nội quy lao động, doanh nghiệp cần rà soát các quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn, vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật của doanh nghiệp, các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, hình thức xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất.

Việc quy định nội dung không phù hợp với pháp luật có thể dẫn đến rủi ro khi doanh nghiệp áp dụng nội quy trong thực tế, đặc biệt trong trường hợp sử dụng nội quy làm căn cứ xử lý kỷ luật lao động hoặc giải quyết tranh chấp với người lao động.

4.2. Phải tuân thủ trình tự, thủ tục khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy lao động

Bên cạnh yêu cầu về nội dung, doanh nghiệp cần tuân thủ trình tự, thủ tục khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động.

Trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nếu có. Trường hợp doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của người lao động theo quy định của pháp luật trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động.

Đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên, sau khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Sau khi nội quy lao động được ban hành, người sử dụng lao động phải thông báo nội quy lao động đến người lao động và niêm yết những nội dung chính tại những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Trường hợp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, người sử dụng lao động phải gửi nội quy lao động đến tổ chức này.

Việc tuân thủ đầy đủ các trình tự, thủ tục nêu trên là cần thiết để bảo đảm nội quy lao động được ban hành, đăng ký và phổ biến đúng quy định, đồng thời tạo cơ sở cho việc áp dụng nội quy trong quá trình quản lý và sử dụng lao động.

4.3. Doanh nghiệp cần lưu ý về thời điểm nội quy lao động có hiệu lực

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng thời điểm ban hành nội quy lao động không đồng thời là thời điểm nội quy lao động có hiệu lực.

Đối với người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Đối với người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động và ban hành nội quy lao động bằng văn bản, thời điểm có hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định và được ghi nhận trong nội quy lao động.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định và ghi nhận rõ thời điểm có hiệu lực của nội quy lao động để bảo đảm việc áp dụng nội quy phù hợp với quy định pháp luật.

4.4. Hành vi vi phạm kỷ luật lao động cần được quy định cụ thể, rõ ràng

Một trong những nội dung quan trọng của nội quy lao động là quy định các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý tương ứng. Do đó, doanh nghiệp cần quy định cụ thể, rõ ràng các hành vi bị coi là vi phạm và phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Đặc biệt, đối với các hành vi có thể bị xử lý kỷ luật ở mức nghiêm khắc, doanh nghiệp cần quy định rõ hành vi và các điều kiện áp dụng tương ứng. Việc này giúp người lao động nhận biết rõ các nghĩa vụ phải tuân thủ, đồng thời tạo cơ sở để doanh nghiệp xác định hành vi vi phạm và áp dụng kỷ luật thống nhất.

Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể quy định các hành vi vi phạm đặc thù, chẳng hạn như vi phạm quy trình an toàn, quản lý tài sản đối với doanh nghiệp sản xuất; hoặc vi phạm quy định về bảo mật thông tin, dữ liệu và hệ thống công nghệ đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ.

Tuy nhiên, việc xử lý kỷ luật lao động vẫn phải bảo đảm đúng căn cứ, nguyên tắc, trình tự và thủ tục theo quy định của pháp luật lao động.

4.5. Nội quy lao động cần phù hợp với thực tế và đặc thù hoạt động của doanh nghiệp

Nội quy lao động cần được xây dựng trên cơ sở ngành, nghề kinh doanh, cơ cấu tổ chức, phương thức quản lý và điều kiện làm việc thực tế của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không nên chỉ sao chép các quy định chung của pháp luật hoặc sử dụng một mẫu nội quy áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp mà không xem xét đến đặc thù hoạt động của mình.

Đặc biệt, đối với mỗi lĩnh vực hoạt động, nội quy lao động cần tập trung vào những yêu cầu quản lý và rủi ro đặc thù. Chẳng hạn, đối với doanh nghiệp sản xuất, nội quy cần chú trọng các quy định về tuân thủ quy trình sản xuất, an toàn và vệ sinh lao động, sử dụng máy móc, thiết bị, bảo hộ lao động, quản lý nguyên vật liệu, sản phẩm và tài sản của doanh nghiệp, cũng như việc tuân thủ thời giờ làm việc, ca làm việc.

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, nội quy có thể cần quy định cụ thể về bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu, quản lý và sử dụng tài khoản, thiết bị và hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp, quyền truy cập hệ thống, sử dụng phần mềm và tài nguyên công nghệ, cũng như trách nhiệm của người lao động trong việc bảo vệ thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp, khách hàng.

Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, nội quy có thể tập trung vào quy định về tác phong, thời giờ làm việc, giao tiếp với khách hàng, bảo mật thông tin khách hàng, quản lý tiền và tài sản, quy trình cung cấp dịch vụ và các yêu cầu đặc thù khác tùy theo hoạt động kinh doanh.

Việc xây dựng nội quy phù hợp với đặc thù hoạt động giúp doanh nghiệp quy định rõ hơn các yêu cầu mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc, đồng thời tạo cơ sở cụ thể để doanh nghiệp quản lý lao động và xem xét xử lý các hành vi vi phạm. Tuy nhiên, các quy định này phải nằm trong phạm vi pháp luật cho phép và không được làm hạn chế các quyền, lợi ích hợp pháp của người lao động.

Bên cạnh đó, nội quy lao động cần được rà soát để bảo đảm tính thống nhất với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các quy chế, chính sách nội bộ khác của doanh nghiệp, nhằm hạn chế tình trạng quy định mâu thuẫn, chồng chéo hoặc không phù hợp với thực tế áp dụng.

4.6. Xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động

Đối với người sử dụng lao động thuộc trường hợp phải đăng ký nội quy lao động nhưng không thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Cụ thể, theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân. Trường hợp người vi phạm là tổ chức, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân, tương đương từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Do đó, khi ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động thuộc trường hợp phải đăng ký, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký theo quy định để tránh phát sinh rủi ro xử phạt vi phạm hành chính.

5. Kết luận

Nội quy lao động không chỉ là công cụ để doanh nghiệp thiết lập và duy trì trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc mà còn là cơ sở quan trọng để quản lý người lao động và xử lý các hành vi vi phạm kỷ luật lao động.

Để nội quy lao động được áp dụng hiệu quả và hạn chế rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần bảo đảm đồng thời ba yếu tố: (i) nội dung phù hợp và không trái với quy định của pháp luật; (ii) trình tự, thủ tục ban hành, sửa đổi, bổ sung và đăng ký được thực hiện đầy đủ theo quy định; và (iii) các quy định được xây dựng cụ thể, rõ ràng và phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát, cập nhật nội quy lao động khi pháp luật có thay đổi hoặc khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, phương thức quản lý và hoạt động sản xuất, kinh doanh. Việc này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý lao động, đồng thời hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình áp dụng nội quy, xử lý kỷ luật và giải quyết tranh chấp lao động.

Bài viết này được thực hiện bởi Oanh Thái và được tham vấn ý kiến của Luật sư Ý Huỳnh.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không được xem là ý kiến tư vấn pháp lý cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào. Các quy định pháp luật được dẫn chiếu trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm đăng tải, nhưng có thể đã được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hết hiệu lực tại thời điểm Bạn đọc quan tâm. Do đó, Chúng tôi khuyến nghị Bạn đọc nên tham khảo ý kiến của luật sư trước khi áp dụng.