Hồ Sơ Đánh Giá Tác Động Xử Lý Dữ Liệu Cá Nhân (DPIA) Gồm Những Gì? Hướng Dẫn Soạn Thảo Cho Doanh Nghiệp

Hồ sơ DPIA gồm những tài liệu gì? Cùng CBI tìm hiểu thành phần hồ sơ, yêu cầu chuẩn bị và những lưu ý quan trọng khi lập Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.

Ảnh minh họa

1. Căn cứ pháp lý về thành phần Hồ sơ DPIA

Căn cứ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Luật số 91/2025/QH15) và Nghị định 356/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm lập và duy trì Hồ sơ Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân (DPIA) nhằm ghi nhận hoạt động xử lý dữ liệu và chứng minh việc tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Hồ sơ DPIA không chỉ là một báo cáo đơn lẻ mà là một bộ tài liệu tổng thể, kết hợp giữa các nội dung pháp lý, kỹ thuật và vận hành nhằm phản ánh đầy đủ hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân thực tế của doanh nghiệp.

2. Chi tiết 3 nhóm tài liệu bắt buộc trong Hồ sơ DPIA

Theo Điều 19 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, một bộ Hồ sơ DPIA bao gồm các nhóm tài liệu chính sau:

Nhóm 1: Báo cáo đánh giá tác động

Báo cáo đánh giá tác động theo Mẫu số 10 tại Phụ lục Nghị định 356/2025/NĐ-CP là tài liệu trung tâm của Hồ sơ DPIA, trong đó thể hiện các nội dung chính:

• Thông tin các bên liên quan: Thông tin và đầu mối liên hệ của Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân và bên thứ ba; thông tin của bộ phận hoặc nhân sự phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân, DPO hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có).
• Mục đích và hoạt động xử lý dữ liệu: Mô tả mục đích, loại dữ liệu được xử lý, phạm vi và các hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân, kèm theo sơ đồ luồng dữ liệu khi cần thiết.
• Sự đồng ý và chính sách lưu trữ dữ liệu: Mô tả phương thức thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và chính sách lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu cá nhân.
• Biện pháp bảo vệ dữ liệu: Mô tả các biện pháp kỹ thuật và tổ chức nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu cá nhân, thiết kế hệ thống và các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu được áp dụng.
• Đánh giá mức độ tuân thủ: Kết quả đánh giá việc tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
• Đánh giá và kiểm soát rủi ro: Xác định mức độ ảnh hưởng và các rủi ro có thể phát sinh từ hoạt động xử lý dữ liệu; đánh giá hậu quả, thiệt hại tiềm ẩn và các biện pháp phòng ngừa, kiểm soát hoặc giảm thiểu rủi ro.

Nhóm 2: Hợp đồng và thỏa thuận pháp lý liên quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các bản sao hợp đồng hoặc thỏa thuận liên quan đến hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân nhằm xác định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên trong quá trình xử lý dữ liệu.

Nhóm 3: Chính sách, quy trình và biểu mẫu

Bao gồm các chính sách, quy trình, quy định nội bộ, biểu mẫu và tài liệu liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân được áp dụng đối với Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân và Bên Xử lý dữ liệu cá nhân.

3. Những lỗi thường gặp khi lập Hồ sơ DPIA

Trong thực tiễn tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện Hồ sơ DPIA, một số vấn đề thường gặp bao gồm:

• Sử dụng biểu mẫu không còn phù hợp hoặc không phản ánh hoạt động thực tế: Hồ sơ được lập theo mẫu cũ hoặc sao chép từ mẫu có sẵn nhưng chưa được điều chỉnh theo mô hình kinh doanh, hệ thống và luồng dữ liệu thực tế của doanh nghiệp.
• Thiếu thành phần hồ sơ: Không chuẩn bị đầy đủ các tài liệu đi kèm, đặc biệt là hợp đồng, thỏa thuận xử lý dữ liệu hoặc các chính sách, quy trình nội bộ có liên quan.
• Đánh giá rủi ro còn mang tính hình thức: Nội dung đánh giá chưa phản ánh đầy đủ các rủi ro thực tế hoặc chưa thể hiện rõ các biện pháp kỹ thuật và tổ chức mà doanh nghiệp đang áp dụng để kiểm soát và giảm thiểu rủi ro.

4. Dịch vụ Chuẩn hóa và Soạn thảo Hồ sơ DPIA của CBI

Hồ sơ DPIA không chỉ là tài liệu phục vụ mục đích tuân thủ mà còn là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh và duy trì khả năng kiểm soát hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân trong quá trình vận hành.

Với đội ngũ Luật sư có kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo vệ dữ liệu cá nhân, CBI đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc khảo sát hoạt động thực tế, rà soát luồng dữ liệu, đánh giá rủi ro, chuẩn hóa chính sách và quy trình, hoàn thiện Hồ sơ DPIA theo quy định pháp luật, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp giải trình và làm việc với cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không được xem là ý kiến tư vấn pháp lý cho bất kỳ trường hợp cụ thể nào. Các quy định pháp luật được dẫn chiếu trong bài viết có hiệu lực tại thời điểm đăng tải, nhưng có thể đã được sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hết hiệu lực tại thời điểm Bạn đọc quan tâm. Do đó, Chúng tôi khuyến nghị Bạn đọc nên tham khảo ý kiến của luật sư trước khi áp dụng.

Mọi thắc mắc, nhu cầu tư vấn liên quan đến dịch vụ thực hiện thủ tục đánh giá tác động dữ liệu cá nhân và các dịch vụ pháp lý khác có liên quan, Quý khách hàng vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH CBI để được hỗ trợ.